INTRODUCCIÓN
Los documentos
Notariales por su forma instrumental pueden ser:
— Protocolares
— Extraprotocolares
PROTOCOLARES
Son los extendidos en hojas o
sellos exclusivos para los Registros Públicos.
Tienen su grafía propia y nacen en
ese objeto material.
EXTRAPROTOCOLARES
— Son
los que nacen fuera del protocolo.
— Se
entregan en original a los interesados.
— El
Escribano debe actuar en ellos con autorización de la ley.
DOCUMENTOS
EXTRAPROTOCOLARES
Son los instrumentos públicos
autorizados por el Notario en original, fuera del protocolo, con las
formalidades de la ley, en ejercicio de sus funciones, y dentro de los límites
de su competencia.
En principio se extiende, se firma
y se autoriza un solo ejemplar, que es destinado a circular tal como ha sido
creado, sin perjuicio de la entrega, guarda, colección o archivo de otros
ejemplares que voluntariamente, o por mandato legal, o exigencia de las formas
de anotaciones o registraciones puedan reglamentarse.
DOCUMENTO PRIVADO
Diariamente circular cientos de
documentos.
La condición esencial para la
existencia de un documento privado es la firma (Art. 399 C.C.).
En el instante de las
transacciones todo parece legal y consensuado. Luego transcurre el tiempo, y
aquel documento firmado en aparente tildado de haberse suscrito con violencia,
de haber sido falsificada la firma o con un mando de incertidumbre en relación
a la fecha del documento.
¿Cómo hacer para que alguien se haga representar por
ejemplo en la Asamblea de Sociedad Anónima por otro que pueda tener voz y voto
en su nombre?
Ante esta problemática, se
recurrió a aquel que tiene el poder de dar fe, el Notario Público.
En una
primera época, el Notario todo lo hacía mediante actuaciones en el protocolo.
Posteriormente, gracias a planteos de interpretación formulada por la doctrina
(en donde los juristas argentinos tuvieron mucho protagonismo) se puso en
vigencia la actuación extraprotocolar estampada directamente en el documento
privado, sin quedar constancia alguna en poder del Notario. Los Juristas se
respaldaron en el inciso b, Art. 979 del Código de Velez Sarfield, trascripto
en el Art. 375, inciso b) del C.C.
La institución del libro de
requerimiento de certificaciones por las distintas legislaciones tuvo como
objetivo o fin encausar regularmente las actuaciones de las partes y del
Notario Público, quedando testimoniada en el Documento privado y en el Libro
de Certificación de Firmas.
La intervención del Notario ha
contribuido para disminuir notablemente la posibilidad de que se ejerza presión
sobre los suscriptores del documento privado, como también, la hipótesis que
preocupa, en el sentido de que pueda obtenerse la firma de una persona en
estado de incapacidad, inconsciencia, o muerte, para los casos de las
legislaciones que permitan al Notario certificar impresiones digitales.
ACTAS
Las ACTAS NOTARIALES van adquiriendo
cada vez, mayor valor procesal.
Se reclama la intervención notarial,
no sólo cuando la Ley la impone sino en todos los casos en que se exige forma
fehaciente. Bien sabemos que las actas protocolares de intimación, de
requerimiento, de depósito, de constatación etc., son categorías perfectamente
tipificadas y reglamentadas en el derecho notarial comparado desde hace
considerable tiempo.
Analizando nuestro derecho positivo
y partiendo del Código de Vélez Sarsfield, hallamos que en su artículo 979, al
enumerar los "INSTRUMENTOS PUBLICOS" no tuvieron acogida las actas
notariales. Estando en vigencia dicha legislación y como un gran avance
encontramos en la Ley 879 del año 1981 una alusión expresa a las mismas: el
artículo 111 Inciso G. prescribe: "EL PROTOCOLO SE FORMARA: 1- CON LAS
ESCRITURAS MATRICES ENTENDTDAS POR TALES, LAS ESCRITURAS PUBLICAS Y LAS ACTAS
PROTOCOLARES”
A pesar de ello, llegamos a la
sanción del Nuevo Código Civil Paraguayo el cual, al enumerar los instrumentos
públicos en su artículo 375, fueron excluidas nuevamente las actas notariales.
No
obstante, estamos convencidos de que el espíritu del nuevo Código Civil
Paraguayo, es el de dar existencia propia a las ACTAS.
Esta
creencia se funda en el examen del artículo 389 que dispone:
“LAS ESCRITURAS Y DEMAS ACTOS PUBLICOS"
(idéntica redacción al artículo 118 de la Ley 879 en donde tuvieron cabida las
ACTAS NOTARIALES en el artículo 111 Inciso G) o el artículo 375, que al citar
los instrumentos públicos prescribe: “Cualquier otro instrumento que autoricen
los escribanos en las condiciones determinadas por las leyes".
Creemos, que las ACTAS han ganado
terreno contra la inercia de nuestra legislación, la que no ha proveído norma
alguna para regir el rito documental de las ACTAS.
Sin
embargo, el Código Civil Paraguayo en numerosos artículos emplea la expresión
ACTAS. Tomamos como ejemplos los siguientes: El artículo 398 que refiere a la
protocolización de documentos exigida por la Ley, ordena que el notario debe
consignar un ACTA; el artículo 1365 (de los protestos) artículos 2652 y 2653
(testamento cerrado); Artículo 528 Acta de notificación de cesión de créditos.
ACTAS
EXTRAPROTOCOLARES
El avance de las leyes notariales ha
desarrollado la teoría de la AUTENTICACION NOTARIAL, creando el documento
extraprotocolar, sede material idónea para numerosas actas.
Empero en
nuestro país existe un evidente vacío legal a este aspecto. Esto genera, como
consecuencia, que no existan requisitos de forma.
Un ejemplo
de ACTA EXTRA-PROTOCOLAR hallamos en el artículo 2651 cuando prescribe:
“EL
ESCRTBANO DARA FE DE LA PRESENTACION Y ENTREGA EXTENDIENDO EL ACTA EN LA
CUBIERTA DEL TESTAMENTO QUE FIRMARAN CON EL, EL TESTADOR Y TODOS LOS TESTIGOS
QUE PUEDAN HACERLO”
En la
legislación comparada se incluyen en esta especialidad las actas de: sorteo,
concursos, de existencia de personas, de notificaciones, etc.
CERTIFICACIONES
¿Qué es la
Certificación? ¿Qué objeto tiene?
La Certificación es un acto
mediante el cual una persona da fe de un hecho que le consta.
El objeto
y fin de la Certificación Notarial es el aseguramiento de la verdad de un
hecho, en este caso, el hecho de la firma puesta en su presencia.
Existe
una facultad del Notario de “Certificar”, que es independiente del uso de protocolo,
pero con fe pública.
La doctrina nos enseña que la
Certificación Notarial de firmas es instrumento público, pero no esparce
autenticidad al documento privado.
El
contenido del mismo es de responsabilidad de sus suscriptores. Gattari dice que
el documento privado no modifica su forma congénita por la Certificación de
Firmas.
El Notario que certifica la firma
que una persona de su conocimiento pone en su presencia, no va más allá del
hecho de la certificación de la firma, y de la fecha cierta.
En
cambio, el reconocimiento judicial de la firma es suficiente para que el cuerpo
del instrumento quede también reconocido (Art. 404/407 C.C.)
Existen determinados
actos que son realizados únicamente con documentos autenticados notarialmente.
Ejemplos:
- Art. 272 –
Ley 879. Referente a inscripciones de Contrato Privado
de Locación. De los títulos que deben inscribirse, si el título fuese un
documento privado que haga constar un contrato privado de locación, las
firmas de las partes –a los efectos de inscripción- deben estar por
certificadas por un Escribano de Registro.
- El C.C., Art. 390, inciso a),
prescribe sobre: autenticación de las firmas puestas en la minuta en el
caso de que los otorgantes no supieran hablar español. El Art. 391, sobre
minutas en el caso del mudo o sordomudo que sepa darse a entender por
escrito. En ambos casos, la Escritura se hará de acuerdo a una minuta cuya
firma o firmas deberán ser reconocidas ante un Escribano, cuando no lo
hubieran suscripto en su presencia.
- Art. 1053
del C.C., en el párrafo referente a la suscripción de las
acciones de Sociedad Anónima establece: “Las suscripciones de las
acciones debe resultar de un acto público o de una Escritura Privada
autenticada”.
- Art. 1085 del mismo código se refiere a las Cartas
Poderes de los accionistas de las Sociedades Anónimas: para hacerse
representar en las Asambleas será suficiente una carta poder con firma
autenticada (o registrada en la Sociedad).
CERTIFICACIONES, ESCRITURAS PÚBLICAS, ACTAS
Es bueno precisar que “La
escritura pública, que es el instrumento público por excelencia, deriva del
otorgamiento de las partes y de la autorización del Notario”.
Está
sujeta a la matrización a través del protocolo. En cambio, la certificación es
un instrumento público extraprotocolar posesivo de creencia pública en cuanto a
la declaración de verdad del hecho que consigna.
Las
certificaciones se diferencian de las Actas en que éstas hay declaración de las
partes o de los sujetos instrumentales y narración del Notario, en tanto que en
las certificaciones solamente se dan declaraciones del Notario.
La Certificación, es
instrumento público de nuestro derecho impositivo?
Para contestar a esta pregunta,
interpretamos el Art. 375 del C.C. que prescribe:
“Son
instrumentos públicos:
a. Las escrituras públicas
b. Cualquier otro instrumento que autoricen los
escribanos o funcionarios públicos en las condiciones determinadas por la Ley”
Si la misma normativa de fondo
faculta al Notario a realizar actuaciones como las contenidas en los Arts. 408
inciso b); 1053; 1085 y 272 (de la Ley 879) para citar algunos, aseguramos con
Neri, Salvat y Borda que las certificaciones notariales fuera del protocolo son
instrumentos públicos.
CERTIFICACIONES
NOTARIALES MÁS USUALES
CERTIFICACIÓN DE FIRMA
La Certificación es la dación de
fe que hace el Notario de un hecho cierto que ha sucedido en su presencia.
En el
caso de la certificación de firmas, el Notario certifica el hecho de la firma, no
juzga su autenticidad, por tanto debe certificar que la firma ha sido puesta
en su presencia por la persona que ha acreditado su identidad, y en el
documento anexo, consignar, el folio correspondiente del libro.
La Certificación que realizan los
Notarios tiene su normativa en el Capítulo VI de la Ley 879, Derechos y
Atribuciones del Notario Público.
El inciso
d) del Art. 111 dice: “…dar fe de los actos jurídicos autorizados por el
mismo, de los hechos ocurridos en su presencia o constatadas por él dentro de
sus facultades”.
No existe
en nuestra legislación, de fondo ni de forma, norma alguna que permita al
Notario la autenticación de firma por cotejo.
¿Qué es Cotejo?
Es una operación probatoria de la
similitud o diferencia existente entre dos o más objetos, en especial firmas o
escrituras, habitualmente en forma de confrontación pericial para verificar la
autenticidad de la misma.
Ello está
reservado a los peritos, conforme a los Arts. 174 al 180 de la Ley 879.
La Certificación:
Procedimiento
- Redactado
en un instrumento perfectamente individualizado, en el que a su vez debe
estar debidamente determinado el instrumento objeto de la Certificación.
- Debe
existir un requerimiento al oficial público para provocar su intervención
y quedar documentado el requerimiento en sede notarial, en el Libro de
Registro de Firmas.
La Ley de Organización Judicial (Ley
879), define como otros documentos notariales a “aquellos en los cuales el
Escribano actúa fuera de su protocolo con autorización de la Ley”
La
misma norma legal dio origen al Libro de Registros de Firmas en su Artículo
152, que dice: “Los Escribanos deberán habilitar un libro especial para
registro de firmas que servirán para autenticar o certificar las firmas que
obran en documentos privados”.
Dicho Libro de Registro de Firmas ha
sido reglamentado por disposición de la Corte Suprema de Justicia, acordadas Nº
106 (1990), 264 (1990) y la Resolución Nº 64 del 12.03.1992 inciso c) que dice:
….c)
Libro de Registro de Firmas: Toda firma
que el Notario autentique, certifique debe constar en el libro especial para
registro de firmas, el cual consta de dos partes:
- El Libro:
de cien folios numerados y rubricados por el Tribunal de Apelación. Cada
folio contendrá: a) Número de Acta; b) los datos personales del o los
requirentes, acreditados fehacientemente; c) el motivo de la certificación;
d) las firmas correspondientes; e) el número de hojas anexas utilizadas…”
¿Es posible que el
documento privado sea redactado en una determinada fecha y que sea suscrito en
una fecha posterior en presencia del Escribano Público?
En
este caso, la certeza se refiere siguiendo el espíritu del Art. 408, a la fecha
de la realización de la Certificación o Autenticación de la firma (instrumento
público), que es independiente del documento privado.
La cuestión de la fecha cierta
adquiere una importancia capital con respecto a terceros, por dicho motivos,
conviene ser cautos en analizar los alcances de la correcta aplicación práctica
de lo estipulado en los cuatro incisos del Art. 408, y es especial del inciso
b), que da intervención al Notario Público.
“Para
que un documento privado adquiera fecha cierta es necesario que sea exhibido,
reconocido, transcripto, etc.”
Como una cosa material, que el
oficial público lo vea y lo examine como un hecho lícito. Pero no adquiere
fecha cierta solo porque la parte interesada lo exhiba, se archive, se
reconozca, sino porque además de esta presentación corporal debe producirse una
actuación del funcionario, que necesariamente debe originar la formalización de
un instrumento público complementario, como ser: auto, providencia, cargo,
certificación, etc.
Neri,
Salvat y Borda sostienen que la simple suscripción del Notario al pie del
instrumento privado, no excluye la posibilidad de que se complazca una falsa
certificación, por lo que afirman: “que el acto de reconocimiento de la firma
(o certificación) sea redactado en un instrumento perfectamente
individualizado, en el cual debe estar debidamente determinado el instrumento
privado objeto de la certificación.
CERTIFICACIÓN DE
FIRMAS: INSTRUMENTO PÚBLICO
Hemos analizado la certificación de
firmas, como instrumento público cumplido por el oficial público que hace plena
fe entre las partes y contra terceros (Art. 385 C.C.)
Su validez requiere que el fedatario
haya actuado en los límites de sus atribuciones y en las condiciones prescritas
en la ley.
En materia de funciones públicas las
atribuciones o la competencia no puede “extenderse por analogía”, o tomando
como modelo legislaciones extranjeras.
Atento a este carácter restrictivo,
el Escribano está inhabilitado para formalizar, por ejemplo: Acta de adopción
de menores o de matrimonio.
ALGUNOS CUSTIONAMIENTO
MÁS COMUNES RESPECTO AL TEMA
¿Pueden certificarse
las impresiones digitales?
El Art. 152 de la Ley 879 que crea el
Libro de Registro de Firmas no hace relación a las impresiones digitales. No
extiende su alcance a las impresiones digitales, como hacen las leyes orgánicas
de la República Argentina.
El Art. 144 de la Ley de
Organización Judicial, se refiere a la firma con ruego únicamente en el
Capítulo de las Escrituras Públicas. Surge de lo expresado, que la firma a
ruego no es posible en los contratos privados. Encontramos que en la
legislación comparada, los Notarios pueden certificar impresiones digitales
puestas en su presencia.
El Art. 46 de la Ley
6191 Orgánica de la Provincia de Buenos Aires, alude
expresamente a la Certificación de Firmas o impresiones digitales en documentos
privados siempre que se trate de personas de su conocimiento.
Por
otro lado afirmamos que el uso de la impresión digital en contratos privados no
está prevista en la Legislación Paraguaya. Tanto en la ley 879 como en el
Código Civil en el parágrafo de los instrumentos privados.
En su art. 390 al 409 no se dio
cabida al Art. 750 del Anteproyecto de De Gásperi que daba validez a los
documentos otorgados por analfabetos suscritos con impresiones digitales, una
vez autenticadas las mismas por la oficina Dactiloscópica del Estado.
Como no faltan reglas sin excepción,
detectamos en la legislación vigente un caso de excepción de firma a ruego en
escrito privado, es el contemplado en el Art. 66 del Código Procesal Laboral,
que se transcribe a continuación:
“Art. 66: Los obreros, empleados y aprendices o
sus derechos-habientes, podrán hacerse representar por abogado o procurador,
mediante simple carta-poder, cuya firma será autenticada por escribano público
o juez de paz del lugar en que resida el poderdante.
En caso de que el poderdante no supiere o pudiere firmar, lo
hará a su ruego una persona capaz ante el juez de paz o escribano público.”
¿Puede un Notario
certificar solamente una de las firmas puestas en un instrumento si en él
existieron más de una?
Sí puede. Debe
ser expreso en el texto de la certificación a cuál de las firmas hace
referencia.
Si el documento ya
estuviere firmado por los contratantes antes de venir a la Escribania, qué debe
hacer el Notario?
Debe requerir
que los interesados suscriban el libro de requerimientos y que vuelvan a firmar
en ese acto, en su presencia.
¿Puede el Notario
remitirse a una registración anterior en caso de que los interesados fueren
habituales requirentes de la Escribania?
La Respuesta es
NO.
Si la certificación da fe de un
hecho o firma que sucede en presencia del Notario, quien narra que fueron
puestas en su presencia, indispensablemente, debe consignarse una registración
de firma por cada contrato privado.
El Notario no hace pericia de signos
grafológicos porque la ley reserva esa función a los peritos especializados.
¿Qué sucede si un
analfabeto necesita otorgar un contrato privado?
Necesariamente
deberá otorgar un poder por instrumento público con firma a ruego y formalizar
el contrato por intermedio del apoderado.
¿Podemos certificar
firmas puestas en los contratos de vehículos indocumentados o ilegales?
NO se pueden certificar firmas en contratos que
hacen referencia a vehículos indocumentados porque uno de los deberes
fundamentales del Notario es el control de la Legalidad.
La fe pública no solo constituye una
garantía de certeza de los hechos, sino también de su valor legal.
La misma norma contenida en el
inciso n) del Art. 111 citado, dice: “prestar servicios profesionales que le
son propios, todos los días, sin exceptuar los feriados, cuando le fuesen
requeridos. Solo podrá excusarse de hacerlos, cuando la manifestación de
voluntad del compareciente o el hecho de que se trata por su objeto o fin,
fueses contrarios a la ley, a la moral o las buenas costumbres”.
INSTRUMENTO PÚBLICO
TEMA DE REFLEXIÓN
En
la autenticidad de la firma, el Notario solo puede dar fe sobre la realidad de
la suscripción del documento.
El acto de la certificación notarial
de firma es un instrumento público que conlleva las exigencias que se merecen
todas las actuaciones notariales.
Si no le prestamos la atención que
el acto jurídico requiere, muy pronto iremos descalificando o desvalorizando
esta función.
Así han sucedido en otras
legislaciones las que han creado nuevos funcionarios certificadores en los
bancos, en los registros, reparticiones estatales, etc.
No
existe actuación Notarial que pueda realizarse sin formalidades.
La misma debe cumplir todos los
requisitos legales para preservar su valor de instrumento público y como tal podrá
ser argüida de falsa por acción Civil o Criminal (Art. 383 C.C.)
En todo esto debemos observar el
cumplimiento de las contenidas en el Art. 376 y concordantes, entre ellas el
requisito de la forma que nos imponen los Códigos de Organización Judicial y
sus reglamentaciones por acordadas y resoluciones.
Las Certificaciones efectuadas fuera
de las formas o condiciones prescriptas, son de ningún valor. Así lo establece
el inciso c) del art. 377
